Is the Pomodoro Technique not helping you?

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The wildly popular productivity hack may be doing more damage than good.

Every step is important especially when it comes to getting new customers or retaining new ones even from replying to customer emails to planning the next marketing campaign using Zoho Marketinghub and Zoho Campaigns, entrepreneurs are constantly juggling the various needs of their business to propel it forward. But by being pulled in so many directions, it is easy for a CEO to lose hours, if not days, trying to get everything done. its currently a jungle out there.

To increase productivity, some have sworn by the Pomodoro Technique, a strategy that uses a timer to break down work into intervals, traditionally 25 minutes in length, separated by short breaks. The idea is that by giving your mind a mini break, you can reset it and be able to focus more at the task at hand.

A few CEOs who have referenced it as a helpful technique include Shama Hyder, founder and CEO of Zen Media; Kat Cohen, founder and CEO of IvyWise; and Danielle Sabrina, CEO of Tribe Builder Media.

But does it really work?

As someone who has helped thousands of executives, leaders and entrepreneursimprove their productivity, I do think there are better ways to go about increasing output. While the theory behind the Pomodoro Technique is solid -- giving yourself focused, intentional blocks of time to dive into important work is extremely powerful -- the problem is that the times are way too short. Research proves it takes an average of 23 minutes to get into our deep work zone where we are doing our best work. With the Pomodoro Technique, you interrupt yourself with a break just as you’re getting into that deep work zone. Plus, the micro breaks of allotted time are not long enough to allow your brain to recover.

So, what should you do to maximize output? In honor of World Productivity Day (June 20), here are a few suggestions:

Work within your ultradian rhythm.

 You are better off working within your ultradian rhythm, which is your body’s natural energy and alertness cycle. The concept, also known as the basic rest-activity cycle, proposed by physiologist and sleep researcher Nathaniel Kleitman, basically says that during the day we have periods of increased alertness and energy – usually in 90- to 120-minute increments.

During the first part of the ultradian rhythm, our alertness and brain-wave activity both increase, making us feel energized and focused. After that initial peak, though, our brains begin to crave rest and renewal. Your brain needs around 15 to 20 minutes for recovery. So, use those energy spurts to get work done, and use the slower period to rest, as trying to fight it will do little in the productivity department.

Choose what to focus on.

Use the Pareto Principle, or the 80/20 rule, to help you decide where to focus. Under this principle, 80 percent of your outcomes can be attributed to 20 percent of your input. For example, say that 20 percent of your clients bring in 80 percent of your sales. Using this theory, it’s better to spend time on those vital few tasks (the 20 percent) rather than the many trivial ones in order to maximize our output.

My base business strategy is that you can only scale your business if it is systematize so when focusing in growth have all the relevant apps integrated! ups I lost track, let's get back into Pomodoro, it is just an important note.

Many successful businesses use this principle to help them focus in on what’s important. Warren Buffet attributes 90 percent of his wealth to 10 of the companies he invested in. When it comes to productivity, you have only so much time in the day. So focus on what counts.

Get rid of distractions.

It’s estimated that the average office worker is interrupted every 11 minutes, making it almost impossible to ever get into that deep work zone. To be productive, you need to stake out some boundaries so you can actually accomplish the tasks you want. To help set those boundaries, make sure you clearly communicate them. For instance, you can put on headphones to broadcast to others that you are in a focused work block or, if you work in a cubicle, you can turn your back to the main hallway.

For me, those “just-a-minute” meetings are one of the biggest interruptions, so I find it helpful to put a sign up on my desk asking to not be disturbed and to follow up with a text message or email, learn to say I can't right now and learn to say no.  Better say hey yes I love to chat with you but can we do it later and maybe spend 10 minutes and really think deep into what you are proposing?

Use the batch-task approach.

Batching entails grouping similar activities together to maximize your energy and focus to get the most done in the smallest amount of time. You can group tasks by action (repetitive tasks like calls or email) or context (grouping tasks by tools needed like writing a week's worth of blog content). When we group similar tasks together, we are working with the way our brains work. We are moving with our ultradian rhythm, so we use our energy effectively.

Set hours of business, not hours of availability.

Many people find it helpful to work late in the evening, but if you are replying to clients at 11 p.m. at night, not only does this appear unprofessional, but you also communicate to them that you are always available. Once you start replying to emails late at night, your availability becomes an expectation.

It’s fine to work in the evening after hours, but schedule emails to go out during your published business hours. Zoho CRM has it when you send an email, look for the schedule email and better ZIA (Artificial Intelligence) can help you there.

Again, communication is key, so include in any contracts your website and even on the footer of your email the times you are available, to help set those boundaries. By doing so, you will be able to get in your zone of productivity without any disruptions.

Shonda Rhimes, one of the most successful producers in Hollywood, uses her email signature to share: I don’t read work emails after 7 p.m. or on weekends. And if you work for me, may I suggest you put down your phone.

Remember that when we don’t communicate our boundaries, we end up being overrun by the demands others put on us.

Real productivity helps you know where to start -- and what to focus on each day. It’s cutting through the clutter and the noise in our lives to really begin taking the time to create personalized systems that help us spend more time on the things that truly matter.

Too often we’re struggling to fit into systems that don’t work for us. This is why productivity may have failed you in the past: The tight constraints of a rigid system, like the Pomodoro Technique, don't really work for "real" life. Productivity is something that needs to be personalized to you, your own personal goals and the way you want to live. Using these techniques, you can maximize your productivity in a way that places your life and your priorities at the center.

Sales and Marketing Concepts

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An email to a friend


Over the last 15 years I often meet with customers and suppliers about concepts that must be well defined, Jennifer, the purpose of this document is to help you get the concepts well into your organisation as I often find that we confuse apples with oranges. 

 I founded SMF360 to help small business grow and transfer the sales knowledge tools and processes of the large companies like Konica and Siemens to the small businesses, I know many people always say Max wait a minute it works for Siemens and Konica but it does not apply to my business, we have not got the money they have, well ladies andgentlemen all the successful companies today that grow have something in common; speed, sustainability and growth, with today's technologies, speed and prices you can compete against Siemens, Microsoft, Apple, and even Amazon organizations and people do it everyday.


So I will start with Marketing, it is the ability to identify the needs and wants of a particular company or people and supply them profitable.  

Marketing Channels 

A marketing channel is the people, organizations, and activities necessary to transfer the ownership of goods from the point of production to the point of consumption. It is the way products get to the end-user, the consumer; and is also known as a distribution channel, e.g Phone, Events, Web Page, Office, Social Media, People, e-mails, etc.

"Become the person who would attract the results you seek.” 

What are the 7 elements of marketing?

Seven elements used in marketing mix for service are as follows: ...
Marketing Mix:

  • Product: ...
  • Price: ...
  • Place: ...
  • Promotion: ...
  • People: ...
  • Physical Evidence: ...
  • Process:


Take a moment to think about what the word ”selling” means to you. Every time I ask sales executives to define ”selling,” I get answers like these:

Selling is a process of persuasion to get a prospect to take action.
Selling is finding a need and filling that need.
Selling is an exchange of goods or services for money.
Selling is walking the road of agreement with the customer.
Selling is an art.
Selling is a science.
Selling is a transaction.
Selling is relationship building.
Selling is a consultative process.
Selling is hustling.
Selling is all about trust.

 "Don't watch the clock; do what it does. 


There are as many definitions of selling as there are stars in the sky. Everyone has a different definition of the word “selling.”

Once You Define Anything, Your Definition Will Define You

What’s important in this conversation? Once you define what selling is, the definition will influence how you sell. If you believe that selling is an art, then you will try to grow your art, and chances are that you will try to find creative ways to overcome all obstacles that stand in the way of the sale. If you define selling as a science, then you will try to deploy more scientific tools to achieve greater sales. If you believe that selling is all about relationships, chances are that you will focus more on establishing a meaningful emotional and cognitive connection with your prospect. 

Jennifer, I am sure you agree with all above, now we have that clear, lets move into more details about sales. leads, contacts, accounts, opportunities.

Types of Sales 

Here are 7 different types of sales roles explained.

  • Inside Sales. As an inside sales rep, you would be responsible for maintaining existing client relationships. ...
  • Outside Sales. ...
  • Sales Support. ...
  • Client Services. ...
  • Lead Generation/Development. ...
  • Business Development Managers. ...
  • Account Managers.

 The 8-Step Sales Process

  • Step 1: Prospecting. Before you can sell anything, you need someone to sell to. ...
  • Step 2: Connecting. ...
  • Step 3: Qualifying. ...
  • Step 4: Demonstrating Value. ...
  • Step 5: Addressing Objections. ...
  • Step 6: Closing the Deal. ...
  • Step 7: Onboarding. ...
  • Step 8: Following Up.


  • Prospect for your next potential client or customer. Prospecting means finding the right potential buyer for what you're selling. ...
  • Make initial contact. ...
  • Qualify the prospective clients or customers. ...
  • Win over the prospects with your presentation. ...
  • Address the prospective client's or customer's concerns. ...
  • Close the sale.

 Types of Salespersons

  • Inside Order Takers. Retail sales assistants are typical inside order takers. ...
  • Delivery Salespeople. Delivery salespeople are primarily concerned with delivering the product. ...
  • Outside Order Takers. ...
  • Missionary Salespeople. ...
  • Order Getters.

 Sales are activities related to selling or the number of goods or services sold in a given time period. WIKIPIDEA - Most have a close date ! I often get asked why? Because as Wikipidea states a period must be defined.


A sales lead is a potential sales contact, individual or organization that expresses an interest in your goods or services. Leads are typically obtained through the referral of an existing customer or through a direct response to advertising or publicity.

Qualifying is the process that allows you to find out whether a lead is actually a prospect. A prospect is someone who has the potential to become a customer.Leads, on the other hand, are just potential prospects. If you don't qualify a lead, you may be wasting your time with someone who literally can't buy from you.

How to Generate Sales Leads in Your Small Medium Business

  1. Identify Your Target Audience. The first step of lead generation is identifying your target audience. ...
  2. Pick Your Promotional Methods Wisely. ...
  3. Create a Sales Funnel. ...
  4. Use an Email Newsletter to Build Relationships. ...
  5. Leverage Social Media to Connect and Engage.


A sales opportunity is a contact or an account which has been qualified. This person has entered into your sales cycle and is committed to working with you. You have already contacted, called or met him and know their needs or requirements.

What identify sales opportunities?

One of the most important things about sales opportunities is being able to identify them in all situations. As many sales teams know, just because someone is interested in the product or service you are offering them, doesn't necessarily mean that they are ready to commit to the purchase.

What is the difference between lead and opportunity?

Simply put, a sales opportunity is a qualified sales lead. This means an opportunity is also an object which represents a potential deal, but this specific deal has met certain criteria which indicate a high value to the business, or a high probability of closing.

5 Steps to Identify Sales-Ready Opportunities

  • Step 1) Identify Sources of Customer Activity Data and Start Monitoring Them. ...
  • Step 2) Analyze Your Customer Activity Data and Build a Profile. your CRM
  • Step 3) Review Purchase History and Budget. ...
  • Step 4) Review Current Events. your CRM
  • Step 5) Still Not Sure? Shoot yourself.

6 Steps for Developing Sales Opportunities

  1. Have a goal in mind. If you don't know why you're talking with a customer, the conversation will probably be a waste of time: yours and the customer's. ...
  2. Do some quick research. ...
  3. Plan the conversation. ...
  4. Take good notes. ... In your CRM
  5. Close on next steps. your CRM
  6. Document the conversation in Your CRM

 Amazon’s weakness is in its greatness. It has everything for sale. Amazon can’t be good at everything, They don’t do content marketing very well at all. They don’t even do email marketing that great! , so my point at the beginning, you can compete with Amazon.

Hope this clears a few important concepts, Jennifer if you have any concepts questions please let me know.



+1 786 498 4920

Calcula tu CLV y CAC – Una simple pregunta, Un cliente vale mas de lo que nos cuesta vender?

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Hay una pregunta simple que todos los fundadores de una empresa de SaaS (empresas de venta de tecnología en las nubes) deben hacer cuando analizan sus esfuerzos de ventas y marketing. ¿Un cliente vale más que lo que cuesta vender? La relación LTV: CAC es una herramienta para medir la eficiencia de la parte crucial del negocio: el embudo de ventas y marketing "El ingreso".

El ejemplo arriba es relativo, ya que el proceso es el mismo para todas las industrias y negocios, solo escribeme y te daré el % de conversión de tu industria caso tengas dudas. (si respondo a todos los emails).

¿Qué es la relación LTV: CAC?

La relación LTV: CAC mide la relación entre el valor de vida útil de un cliente y el costo de adquisición de ese cliente. Es una métrica particularmente crucial para las empresas SaaS. La relación se divide en dos componentes: valor de por vida del cliente y costo de adquisición del cliente.

LTV - Vida Util del Cliente

El valor del tiempo de vida del cliente indica cuánto tiempo el cliente promedio permanece con usted antes de que cancele su servicio. Cuanto más tiempo permanezca un cliente, más valioso será.

Cuesta mas adquirir un nuevo cliente?

El costo de adquisición del cliente le permite saber cuánto le cuesta adquirir un nuevo cliente. La mayoría de las veces, cuesta más adquirir un nuevo cliente que mantener uno existente.

¿Cómo calcular la relación LTV: CAC?

Cálculo de LTV:  

El valor promedio de por vida de su cliente es el ingreso mensual promedio por cliente ajustado por la rotación mensual y el margen bruto. Este valor se puede calcular de dos maneras.

Cálculo CAC:

El costo de adquirir un cliente es la suma de todos los gastos de marketing y ventas en un período determinado dividida por la cantidad de nuevos clientes agregados durante ese mismo período.

LTV: Cálculo de la relación CAC:

Una vez que haya calculado LTV y CAC individualmente, 

simplemente divida LTV por CAC.


Si el LTV de su empresa es de $ 3,000 y el costo total de adquisición de un cliente es de $ 1,000, entonces su relación LTV: CAC es 3: 1.

¿Qué es una relación ideal de LTV: CAC?

Para los negocios en crecimiento de SaaS, deben apuntar a una relación de 3: 1 o superior, ya que una relación más alta indica un mayor retorno de la inversión en ventas y marketing. Sin embargo, tenga en cuenta que si su proporción es demasiado alta, es probable que esté gastando menos y esté frenando el crecimiento.

Cuándo usar la relación LTV: CAC

Desafortunadamente, el cálculo de la relación LTV: CAC no será útil cuando recién esté comenzando el negocio. En cambio, la proporción solo será significativa y confiable cuando su empresa haya adoptado un proceso de crecimiento que sea repetible y escalable.


Al igual que con cualquier métrica, debe utilizar la relación LTV: CAC para tomar decisiones comerciales.

1. ¿Qué tamaño / tipo de cliente es más eficiente adquirir?

2. ¿Cuánto puedo gastar para adquirir un determinado tipo de cliente?

3. ¿Cuántos representantes de ventas debo contratar? Cuando utilice la relación LTV: CAC con los junta o en reuniones, utilízala como una herramienta para demostrar tu comprensión de los aspectos económicos subyacentes de su negocio y cómo esto se vincula con sus planes futuros.

Para el crecimiento recuerda en mis post anteriores escalabilidad, una empresa solo puede ser escalable cuando dejes de vender de manera personal y no esté enfocada en el producto, solo cuando puedas sistematizar y no hablo de sistemas de pagina web, redes sociales o programas en linea, habla de cuando tu estrategia de negocio esta bien plasmada en un sistem como el CRM y tienes la arquitectura de tu negocio en una pagina y duplicas tu negocio.

Espero que te ayude este articulo y lo disfrutes.
¡Muchas gracias por usar SMF360 !

Entonces, si estas en ventas ¿para qué esperar? Hazlo ya y si tienes alguna duda hazmela saber y te respondere.

Max Pérez

La experiencia del cliente y la transformación digital

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Los beneficios de la Transformación Digital son enormes y permiten que el crecimiento de una empresa se dispare. Aunque hoy no quiero centrarme en eso. Hoy quiero resaltar uno de los pilares fundamentales que definen y soportan el proceso de transformación digital: El cliente.

Del cliente, muchas veces se habla pero pocas veces se tiene en cuenta. Y sin embargo, la mayoría de los puntos de optimización en un proceso de transformación digital se definen a partir de la experiencia que tienen los clientes.

¿Cómo impulsan las experiencias del cliente la transformación digital?

La experiencia del cliente o CX es la experiencia más crítica en la que una empresa debe esforzarse por mejorar. Es una de las principales fuerzas que impulsan la transformación digital. ¿Por qué? Creo que es simple. Nosotros, como individuos, hemos adoptado tecnología en nuestra vida cotidiana y sabemos que estamos intercambiando datos por valor. También sabemos que las empresas que lo hacen bien pueden brindar grandes experiencias y aquellas que no lo hagan probablemente perderán la marca y posiblemente nos volverán locos con ofertas irrelevantes y spam. Como clientes, esperamos más y daremos nuestra lealtad a las marcas que lo adoptan y lo entregan a través de experiencias significativas.

Los clientes tienen el control. Una mala interacción con el servicio al cliente, una plataforma obsoleta o incluso algo tan simple como la velocidad del sitio web, puede hacer que encuentren el producto que desean en otro lugar. Piensa en la última vez que compraste algo y te frustraste. ¿Te quedaste en la tienda inicial o encontraste el producto en otro lugar? Esto es parte de la razón por la cual Amazon es tan exitoso. Estamos en una época de poco tiempo y aún menos paciencia, las personas saldrán de un sitio en el momento en que se sientan frustrados y, una vez que se hayan ido, es probable que no regresen.

Además, la competencia está en su punto más alto, lo que hace que sea aún más crítico ofrecer una experiencia para recordar. En lugar de crear un nuevo producto o agregar una nueva tecnología, las empresas deben centrarse en hacer que la experiencia de sus clientes sea la mejor que nadie. Esta experiencia no solamente se refiere a las visitas en el sitio web, incluye las llamadas, correos, entrega de productos, cobros, etc.

Los clientes anhelan algo más profundo que los productos de valor nominal. Están deseando conectarse con las empresas, incluso antes de realizar una compra. Debido a esta dinámica, las empresas deben comprender cada parte del camino del cliente y las expectativas del cliente antes de iniciar cualquier proceso de transformación digital. Una vez que una empresa descubre las expectativas del cliente, podrá adoptar una tecnología que impulsará el cambio. No se puede saber como llegar a un destino si no se tiene un mapa. Comprender las experiencias del cliente ayudará a enfocar los esfuerzos donde más se necesitan en un proceso de transformación digital.

Los desafíos que involucran la experiencia del cliente

Para ver cómo las experiencias impulsan la transformación digital, su organización debe superar algunos desafíos. Cada transformación digital se enfrentará a una gran cantidad de obstáculos y desafíos, algunos que son específicos para cada organización, pero en general en mi experiencia con nuestros clientes en SMF360, estos son los desafíos más comunes.

Falta de estrategia. 

A menudo hay confusión acerca de quién debe crear la estrategia de experiencia del cliente y qué implica exactamente. Normalmente está entre el CIO y el CEO, y también se filtra en diferentes departamentos. ¿Ventas son las responsables de la estrategia de CX o es marketing? La falta de estrategia para las iniciativas de experiencia de los clientes finalmente afectará el proceso de transformación digital. Todo esto debe resolverse primero. Asegurarse que todos estén en la misma página. Definir roles. Ser específico. Dejar que los empleados hagan preguntas. 

Abrazando el cambio. 

Una investigación reciente sobre Transformación digital demostró que 1/3 de las compañías no pueden mantenerse al día con la velocidad del cambio tecnológico, pero cuando se trata de la transformación digital, no es solamente bueno tener una cultura que abarque el cambio, ¡es una necesidad! Muy a menudo, las empresas no cuentan con las piezas adecuadas para adoptar de manera efectiva los cambios que traerá una nueva estrategia digital. A veces es la organización del negocio, a veces es la tecnología que utilizan y otras veces son los procesos internos los que deben modificarse. Antes de poder ejecutar correctamente una nueva estrategia, se debe preparar la empresa para el cambio. Cambie sus procesos, repiense la estructura organizativa y cree un nuevo presupuesto para sus requisitos de tecnología. La preparación es clave para superar este desafío.

La medición, la clave del éxito.

¿Qué sucede si se implementa la estrategia perfecta pero existen las métricas adecuadas para medir ese éxito? Desafortunadamente, nunca se sabrá si fue la estrategia perfecta o la peor. Si bien la implementación de una nueva estrategia digital es crítica, no vale la pena hacerla sin mediciones y métricas.

Estos, por supuesto, son solo algunos desafíos a superar. Probablemente habrá más en tu empresa. La clave para superar la mayoría de los obstáculos es la comunicación. He visto fallar todas las transformaciones porque las personas de una empresa no se hablaron entre sí. Asegúrate de que las líneas de comunicación estén abiertas.

¿Puede tu negocio llegar a la cima?

Sí puede. Tomará una planificación cuidadosa y un cambio de mentalidad. ¿Cómo puedes asegurarte de que tu negocio se mantenga estable, competitivo y centrado en la experiencia del cliente?

Los líderes y las partes interesadas en todo el negocio deberán unir fuerzas y trabajar juntos. No se puede crear una estrategia digital por pedazos. Simplemente no funcionará.

Deben establecerse y comunicarse objetivos claros en toda la organización. La nueva estrategia digital traerá muchos cambios en la cultura y los procesos. Asegúrate de que todas las decisiones tomadas estén alineadas con tus objetivos.

Debes ser capaz de aceptar y aprender de los errores. Como empresa que desea centrarse en sus clientes, deberás aceptar la imperfección de la innovación. 

Las experiencias de los clientes impulsan la transformación digital a lo grande. No debes quedarte atrás.En SMF360 utilizamos estrategias propias para “mapear” la experiencia del cliente como parte inicial de los procesos de transformación digital.

Déjame una nota o contáctame en el link de abajo y conversemos sobre como puedes hacer la estrategia de tu negocio.

3 key steps to digital transformation with CRM

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When it comes to evolution, you don’t want your business to be left behind.

Digital transformation is already disrupting most industries and companies. Those who are out in front leveraging new strategies and tactics to improve customer acquisition, retention and loyalty will be the big winners. Those organisations that keep doing it the same way they have been doing it for years will lose out. In the words of Ray Wang, “Digital Darwinism is unkind to those who wait.”

So, the first question is: “Where do we begin?”  Here are the three steps we recommend to get started with digital transformation.

1)    Focus on business outcomes. When we engage with organisations that are trying to figure out where to start, or in some cases how to hit the reset button on their digital transformation, we recommend that their first step is to look at the business outcomes that they want to achieve. These can be summarised in many ways but they are forward-looking and articulate a benefit to the organisation that, to be successful, will also benefit the customer. Most organisations are looking to drive specific business outcomes in the customer lifecycle including:

  1. Improve customer acquisition
  2. Improve customer retention
  3. Improve customer share of wallet
  4. Generate new business models and/or markets for customers

These are all good starting points and a first step in your digital transformation journey.

2)    Determine business outcome progression. Now that you have an ultimate business outcome, the next step is to look at the progression that your organisation will need to go through to achieve this.

Let’s examine the conceptual progression of business outcomes from Adoption through to CRM ready in the below image. The business outcomes on the right under the ‘CRM ready’ arrow are the ones that we want to achieve ultimately. In most cases, your organisation will need to achieve the ‘Adoption’ and then the ’Efficiency’ outcomes first.

Understanding where you are in your digital transformation journey will help to set the right business outcome progression.

3)    Get and keep executives involved. The third step (which actually needs to come first) is getting and keeping the executives engaged and leading the initiative from the beginning. This sounds familiar, right? This isn’t “executive support” where they say that they are behind the initiative. They need to be involved in leading the project because it is that impactful and important to the organisation.

Beyond supporting and funding the digital transformation, what executive engagement is needed?

Here are the two key areas that need specific executive engagement:

  1. Define the target long-term business outcomes with the team
  2. Help the team determine the needed business outcome progression to achieve these long-term outcomes. For example, if we were to take a business outcome to use digital transformation to increase revenue with our tier 1 customers, executives need to be there to say: “What are the tactics that we’re going to use to achieve that?” They need to help create the right business outcome progression given where the business is currently.

After the business outcome progression has been established, the team can create the right set of steps and activities that need to be undertaken to achieve a successful first phase. In almost every case, the business outcome progression will need to be tracked in a solution. The executives need to be there to make sure that the process stays on track and, ultimately, are in the key design sessions with their sleeves rolled up. They need to be able to look at the solution and say: “Yes, that actually measures our business outcome. That actually helps us track our tactics. That’s going to allow our team to execute the things that we need to do in order to hit our objectives.”

7 Tips to Get Started with Customer Journey Mapping

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Customer journey mapping is the act of graphically portraying your customer’s experiences with your organization across major and minor touch points (times when your customer interacts with your organization or product). Journey mapping is a holistic approach to understanding the flow of experiences a customer has with an organization ; it uses pictures to represent a process that cannot be adequately captured with words.

If you are familiar with customer journey mapping, then you know that it can be incredibly complex. However, journey mapping is a useful activity, even when it is not perfect or sophisticated.

Some disciplines (like heart surgery) should not be attempted without formal training, but customer journey mapping is more like entrepreneurship: While you can get a formal business coach to assist you, you can also dive in and learn by doing. Used in the right circumstances, either method can be effective.

The more you explore journey mapping, the more you will learn its mechanics, and the better you will understand what your customer is experiencing with your organization.

Let’s jump right in with seven tips to help you get started with customer journey mapping.

Walk Through the Customer Experience

The most foundational step in customer journey mapping is identifying the touch points where your customer interacts with your organization. Look for both major and minor touch points. In the car buying process, for instance, major touch points might be taking a test drive or sitting down at the salesperson’s desk to negotiate the final deal. Minor touch points might be when the customer walks around the lot prior to being greeted by a salesperson or when the customer is delivered their car after the sale is complete.

You want your map to cover the entire journey from marketing to post-sale follow up surveys. Any distinct point where the customer interacts with the organization should be mapped.

Map Multiple Paths at a Single Point

Often, a specific touch point has multiple paths of entry. Did the customer enter the purchase process through the website or toll-free number? Did organic search or your display ad campaign bring the customer to the toll-free number? Once the customer was on the phone, were they routed to the technical support or billing departments?

Questions like these can complicate customer journey maps extremely quickly. Look at the simple graphic below, which shows the purchase of a gumball from a gumball machine.

It’s a simple process, until the machine jams. Now, we have to entertain three different scenarios that occur after the jam: 1) the customer walks away without dealing with it, 2) the customer gets a refund from the cashier, or 3) the customer’s kid really wants a gumball, so the manager has to come open the machine.

Distinguish Between Onstage and Offstage

When evaluating a touch point, it is important to look at the touch point through the lens of onstage (what is visible to the customer) and offstage (what goes on behind the scenes). For instance, in the car buying example, talking to the salesperson would be an action that occurs onstage. Running the credit check for financing would usually occur offstage. Make sure you understand how offstage actions, like internal communication, impact the onstage experience.

Often in journey maps, offstage actions are drawn differently or placed below a “line of visibility.” No matter how you denote them, it is helpful to distinguish offstage actions from those that are customer-facing, so you can separate the customer’s actual experience from the operations that support it.

Differentiate on Touch Point Intensity

Every touch point is important. Let me repeat that: Every touch point is important. However, some are more significant to customers than others. I like to view these touch points as pressure points—those moments of truth that truly impact the customer experience.

As noted in the car purchase example above, the test drive and the sale sit-down are two particularly important parts of the car purchase journey. These are the parts where sales are made, opinions are heavily influenced, and things can fall apart easily. Of course, the minor touch points we mentioned matter. Both how clean the parking lot is and the last moment when a car is handed over should be evaluated for maximum effectiveness. However, you should always take an 80/20 approach and focus on the pressure points that impact the customer experience the most first.

Get Feedback from All Levels of the Organization

To truly understand what happens at each touch point, you have to get feedback from as many stakeholders as possible. Then, you can use that information to add a qualitative layer to the journey map. In other words, don’t just map what happens, map how you are executing your service delivery.

Let’s go back to sitting at the desk negotiating a car purchase. Is the salesperson too pushy? Is the process too long? Are the chairs uncomfortable? Use survey data or mine your complaint data to find out what is happening at each touch point.

Focus on Function Over Form

Do a Google search for “customer journey maps.” Like the screenshot below, you will find journey maps in a variety of configurations and colors.

Do not waste valuable energy worrying about the correct form, because it doesn’t exist. (In fact, customer journey mapping is not even the only name used for this process. Two others are service blueprinting and customer experience mapping.) Spend your time focused on identifying touch points and how they connect; eventually, you will find the form that is right for you.

Do More than Map: Understand and Improve

While the mere exercise of mapping your customer’s journey has value, the ultimate goal is to improve your customer’s experience by understanding what they go through at each touch point and improving the quality of that experience.

Using the 80/20 approach, start with your most important touch points, and ask one question: how can I make this quicker and easier? Can I remove parts of the process to make it go quicker? Can I empower employees to make the process easier by solving more issues in real time? Of course, there is much more to a quality customer interaction than just timeliness and easiness, but they are great places to start.

While customer journey mapping is infinitely more complex than the seven foundational tips listed above, the simple act of getting started with journey mapping will provide you tremendous, actionable insights into your customers’ experiences with your organization.

Just remember that a customer journey of a thousand miles begins with a single step.

Porqué necesitas un CRM si estas en Oil & Gas

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El sector Oil & GAs es potencialmente muy rentable. A pesar de la caida en los precios, los jugadores que aún están en el campo están haciendo millones de dólares en ventas. Sin embargo, ahora hay que ser mucho más cuidadosos y eficientes. Cada cuenta que se pierde, la gana la competencia. Es un juego de suma cero.

¿Pero qué tiene todo esto que ver con el CRM? Bueno, muchas empresas de Oil & Gas dependen en gran medida de este tipo de tecnología para administrar sus relaciones con los clientes y hacer un seguimiento de su información de manera efectiva, un proceso que podría volverse aún más importante a medida que el mercado se contrae.

Para las empresas de la industria de servicios en Oil & Gas interesadas en mejorar sus modelos de previsión o desarrollar sus capacidades de gestión de clientes, invertir en un CRM es una buena idea.

Estas son algunas de las formas en las que un CRM puede ayudar:

Proporcionando una fuerte visión del cliente

Las complejidades de las cuentas en las ventas de servicios en el mundo de la energía hacen un CRM especialmente útil aquí.

Un CRM puede hacer notas detalladas, documentos adjuntos, comunicaciones, citas abiertas, pedidos pendientes, estado de pozo, volumen de producción, contratos de servicio, problemas de servicios y más disponible para los trabajadores de toda la organización.

Mantener todos estos datos en un solo lugar puede tener grandes beneficios: hace que el proceso de ventas y marketing sea más eficiente, ahorrando el tiempo que a menudo se puede gastar intentando recopilar toda la información sobre una cuenta específica.

También facilita que los expertos en inteligencia empresarial y otros analistas obtengan una imagen de cómo se comportan los clientes, lo que puede ser extremadamente útil en el mundo relativamente volátil y fluctuante del Oil & Gas.

La implementación es la clave para que no se quede solamente en una herramienta, sino una cultura corporativa. Un CRM aumenta por lo menos en un 30% la efectividad del proceso comercial si está adecuadamente implementado.

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Los 3 errores principales de ventas que comenten las compañías de Software

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Para las empresas de software y SaaS B2B en etapa temprana y media, vender a empresas es difícil. ¿Conseguir que una gran cantidad de clientes empresariales paguen por su solución de manera repetida y a largo plazo, sin que su crecimiento de ventas se detenga es muy dificil ?

Bienvenido al desafiante mundo de las ventas empresariales.

Muchos factores pueden retardar el progreso de las ventas B2B de una empresa, incluidos los desafíos competitivos, los problemas de tiempo y las deficiencias de productos.

Aquí hay tres grandes errores de ventas que vemos que las empresas privadas de software cometen:

Error # 1: Un buen ajuste entre mercado y producto no es suficiente.

En el mercado de software empresarial de hoy, es importante definir una experiencia de usuario que sea 100 veces mejor que la estandar. Hay varias razones para esto, incluido el hecho de que la inercia y la burocracia están actuando en tu contra. Para las empresas emergentes, esto significa encontrar una manera de ser exponencialmente mejor con menos recursos. Como resultado, el enfoque es clave.

Muchas empresas privadas B2B han desarrollado soluciones que están funcionando para un subconjunto de clientes, pero aún tienen desafíos con ciclos de ventas más largos que lo ideal. El ingreso promedio por cliente se mantiene por debajo del objetivo. O el crecimiento de las ventas de nuevos clientes es incremental, no exponencial. En otras palabras, el ajuste del mercado de productos no es lo suficientemente convincente.

A veces, el problema del mercado con las empresas en desarrollo se debe a un enfoque insuficiente. La priorización no es algo natural. El ajuste al mercado puede mejorar al tener un diálogo más continuo con los clientes. Para sectores específicos, tu solución puede ser simplemente un servicio agradable y no lo suficientemente convincente para superar las barreras empresariales típicas.

Error # 2: ¿Estás en desventaja competitiva?
Los competidores en esta industria son muchísimos. Tus competidores incluyen otras empresas privadas y empresas establecidas más grandes con organizaciones de ventas masivas. También compites con los propios desarrollos internos de los clientes, que pueden ser inferiores pero difíciles de superar dados los lazos con su propia solución. Es importante acercarte a tus competidores para realmente saber donde estás parado y que fortalezas tienes para diferenciarte.

Error #3: Mal momento – fuera de sincronización, fuera de suerte
Con las ventas empresariales, el tiempo puede hacer o deshacer una empresa un negocio. La mala sincronización en el proceso de ventas B2B puede deberse a varios factores:
– Estás detrás de la curva de demanda del mercado con un producto no exponencialmente mejor y estás perdiendo ante la competencia.
– Estás sufriendo bajo el peso de un ciclo de ventas prolongado y no estás cerrando lo suficientemente rápido.

Para acelerar tu ciclo de ventas, es importante tener en primer lugar muy claro donde estás en este momento y crear una estrategia adecuada de ventas. Presentar adecuadamente el “valor” durante el ciclo de mercadeo y de ventas es clave.

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Ahora no tengo tiempo, hablemos la próxima semana

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Levante la mano al que le hayan contestado una llamada y le haya dicho “Ahora no tengo tiempo, hablemos la próxima semana”.

Esa es una de las situaciones frustrante del día a día en ventas. Y aquí se pierden muchas oportunidades.

Sin embargo, a menos que estes llamando en frío a alguien que esté en una emergencia, en realidad hay una gran posibilidad de que tengan tiempo para hablar contigo. Nueve de cada diez veces, el “No tengo tiempo” es solo una manera educada de decir “tu no eres una prioridad en este momento”. Si estuvieran realmente ocupados, simplemente colgarían o ignorarían tu llamada por completo. Entonces, la pregunta clave es: ¿cómo haces que tu llamada en frío sea una prioridad?

Demuestra que vale la pena que te dediquen su tiempo.

Si los prospectos supieran que podrían ganar mucho dinero invirtiendo en tu producto o servicio, ¿seguirían evitando tu llamada?

Por supuesto que no.

En las llamadas en frío, es tu trabajo demostrar que hay valor temprano y con frecuencia, porque entre más percepción de valor, mayor es la oportunidad de que avances en la venta.

Es en las llamadas en frío que es más probable que oigas “No tengo tiempo”. Veamos como puedes enfrentar esta objeción dando valor a tu posile cliente.

A nadie le gusta recibir llamadas en frío, por lo que a menudo obtendrás la objeción de “no tengo tiempo” de inmediato. Mientras que un vendedor promedio podría ofenderse por este tipo de reacción instintiva, un buen vendedor ve esto como una oportunidad para hacer avanzar la conversación.

Para manejar esta objeción, intenta con un enfoque simple.

1. Muestra cuánto valoras el tiempo del cliente potencial

Así es como podría ser esta conversación:

Prospecto: “Oye, este no es el momento adecuado para hablar sobre esto”.

Tu: “Entiendo completamente. Tal vez veas que esto no vale la pena; las últimas siete personas con las que hablé me dijeron exactamente lo mismo al principio. Pero después de una breve conversación, todos se alegraron de haberse tomado el tiempo de aprender más. Démonos solo tres minutos para que veas si vale la pena invertiru tu tiempo o no”.

Esta respuesta tiene un buen impacto.

Por un lado, estás reconociendo el valor de su tiempo y empatizando con su situación. Es probable que tu prospecto reciba un montón de llamadas todos los días.

También le estás ofreciendo una ventaja competitiva. Es posible que otros prospectos no vean el valor de tu producto o servicio, pero los inteligentes sí lo hacen.

Además estás llevando las cosas un paso más allá al explicar el poco tiempo que le llevaría obtener esa ventaja competitiva.

Si eres amable, encantador y seguro, la mayoría de los prospectos te dará tres minutos más para presentar tu caso.

2. Apunta a sus prioridades

Después de haber ganado unos minutos, has esta pregunta para identificar las necesidades del cliente potencial y demostrar tu experiencia en el área:

“¿Cuál es tu prioridad número uno en este momento? Porque si eres como mis clientes más exitosos en este campo, tu objetivo para el próximo mes es ….. “.

En este punto, la clave es escuchar con atención. Si el objtivo número uno no coincide con la prioridad de ellos, has preguntas para entender más. Mientras más información tengas, más podrás adaptar tu propuesta de valor a sus necesidades específicas.

Es posible que sientas el impulso de lanzar una lista de características de tu producto para abordar esas prioridades, pero es mucho más importante hacer preguntas. Cuantas más oportunidades tienes de discutir sus objetivos, más probabilidades tienes de permanecer en la conversación, lo que te brinda la oportunidad de comprender mejor para qué sí tienen tiempo. Además, muestra que estás verdaderamente comprometido a ayudarlos a tener éxito.

La mejor forma de interiorizar esto es practicando. Si haces suficientes llamadas, inevitablemente te encontrarás con esta objeción.
Si quieres saber más sobre cómo manejar objeciones en ventas, deja tu correo abajo y conversemos.