Is the Pomodoro Technique not helping you?

The wildly popular productivity hack may be doing more damage than good.

Every step is important especially when it comes to getting new customers or retaining new ones even from replying to customer emails to planning the next marketing campaign using Zoho Marketinghub and Zoho Campaigns, entrepreneurs are constantly juggling the various needs of their business to propel it forward. But by being pulled in so many directions, it is easy for a CEO to lose hours, if not days, trying to get everything done. its currently a jungle out there.

To increase productivity, some have sworn by the Pomodoro Technique, a strategy that uses a timer to break down work into intervals, traditionally 25 minutes in length, separated by short breaks. The idea is that by giving your mind a mini break, you can reset it and be able to focus more at the task at hand.

A few CEOs who have referenced it as a helpful technique include Shama Hyder, founder and CEO of Zen Media; Kat Cohen, founder and CEO of IvyWise; and Danielle Sabrina, CEO of Tribe Builder Media.

But does it really work?

As someone who has helped thousands of executives, leaders and entrepreneursimprove their productivity, I do think there are better ways to go about increasing output. While the theory behind the Pomodoro Technique is solid -- giving yourself focused, intentional blocks of time to dive into important work is extremely powerful -- the problem is that the times are way too short. Research proves it takes an average of 23 minutes to get into our deep work zone where we are doing our best work. With the Pomodoro Technique, you interrupt yourself with a break just as you’re getting into that deep work zone. Plus, the micro breaks of allotted time are not long enough to allow your brain to recover.

So, what should you do to maximize output? In honor of World Productivity Day (June 20), here are a few suggestions:

Work within your ultradian rhythm.

 You are better off working within your ultradian rhythm, which is your body’s natural energy and alertness cycle. The concept, also known as the basic rest-activity cycle, proposed by physiologist and sleep researcher Nathaniel Kleitman, basically says that during the day we have periods of increased alertness and energy – usually in 90- to 120-minute increments.

During the first part of the ultradian rhythm, our alertness and brain-wave activity both increase, making us feel energized and focused. After that initial peak, though, our brains begin to crave rest and renewal. Your brain needs around 15 to 20 minutes for recovery. So, use those energy spurts to get work done, and use the slower period to rest, as trying to fight it will do little in the productivity department.

Choose what to focus on.

Use the Pareto Principle, or the 80/20 rule, to help you decide where to focus. Under this principle, 80 percent of your outcomes can be attributed to 20 percent of your input. For example, say that 20 percent of your clients bring in 80 percent of your sales. Using this theory, it’s better to spend time on those vital few tasks (the 20 percent) rather than the many trivial ones in order to maximize our output.

My base business strategy is that you can only scale your business if it is systematize so when focusing in growth have all the relevant apps integrated! ups I lost track, let's get back into Pomodoro, it is just an important note.

Many successful businesses use this principle to help them focus in on what’s important. Warren Buffet attributes 90 percent of his wealth to 10 of the companies he invested in. When it comes to productivity, you have only so much time in the day. So focus on what counts.

Get rid of distractions.

It’s estimated that the average office worker is interrupted every 11 minutes, making it almost impossible to ever get into that deep work zone. To be productive, you need to stake out some boundaries so you can actually accomplish the tasks you want. To help set those boundaries, make sure you clearly communicate them. For instance, you can put on headphones to broadcast to others that you are in a focused work block or, if you work in a cubicle, you can turn your back to the main hallway.

For me, those “just-a-minute” meetings are one of the biggest interruptions, so I find it helpful to put a sign up on my desk asking to not be disturbed and to follow up with a text message or email, learn to say I can't right now and learn to say no.  Better say hey yes I love to chat with you but can we do it later and maybe spend 10 minutes and really think deep into what you are proposing?

Use the batch-task approach.

Batching entails grouping similar activities together to maximize your energy and focus to get the most done in the smallest amount of time. You can group tasks by action (repetitive tasks like calls or email) or context (grouping tasks by tools needed like writing a week's worth of blog content). When we group similar tasks together, we are working with the way our brains work. We are moving with our ultradian rhythm, so we use our energy effectively.

Set hours of business, not hours of availability.

Many people find it helpful to work late in the evening, but if you are replying to clients at 11 p.m. at night, not only does this appear unprofessional, but you also communicate to them that you are always available. Once you start replying to emails late at night, your availability becomes an expectation.

It’s fine to work in the evening after hours, but schedule emails to go out during your published business hours. Zoho CRM has it when you send an email, look for the schedule email and better ZIA (Artificial Intelligence) can help you there.

Again, communication is key, so include in any contracts your website and even on the footer of your email the times you are available, to help set those boundaries. By doing so, you will be able to get in your zone of productivity without any disruptions.

Shonda Rhimes, one of the most successful producers in Hollywood, uses her email signature to share: I don’t read work emails after 7 p.m. or on weekends. And if you work for me, may I suggest you put down your phone.

Remember that when we don’t communicate our boundaries, we end up being overrun by the demands others put on us.

Real productivity helps you know where to start -- and what to focus on each day. It’s cutting through the clutter and the noise in our lives to really begin taking the time to create personalized systems that help us spend more time on the things that truly matter.

Too often we’re struggling to fit into systems that don’t work for us. This is why productivity may have failed you in the past: The tight constraints of a rigid system, like the Pomodoro Technique, don't really work for "real" life. Productivity is something that needs to be personalized to you, your own personal goals and the way you want to live. Using these techniques, you can maximize your productivity in a way that places your life and your priorities at the center.

Sabias tu que solo 1% de la poblacion mundial es feliz.

En la era digital, no te quedes atras. Y si piensas que tienes una estrategia digital y no tienes como conectar:

  1. Tu pagina web con tu CRM.

  2. Tu pagina web con un chat y que te indique el historial de tus contactos, prospectos o clientes cuando chatean.

  3. Campañas de mercadeo para nuevos clientes via email con una rata de más del 20%.

  4. Tu CRM que trabaje para ti con inteligencia artificial y lleves todas las actividades automatizadas para que optimices tu tiempo cerrando negocios y te ayude a vender más, te indique la mejor hora para llamar clientes, indicadores claves para nutrir más el prospecto, vender mas! Crecer Agresivamente.

  5. Tu Redes Sociales comunicando "hey , aquí estoy yo", nada más, la venta la hace tu equipo. Pero de aquí sale un 15% de tus prospectos, muy bien!

  6. Tu logras medir lo que sirve y lo que debes mejorar, lo que esta bien y sigues mejorando. Aumentas aquí un 10%.

  7. Tus formularios para captar data y que esten bien actualizados con los últimos GDPR para envíos de emails, y entender tus clientes. Como Aristoteles: Egos, empatia, caracter.

  8. Tus Reportes y mejores indicadores para crecer.  Lógica Aristoteles 1300 A.D., Lógica. Aquí muestras!

Si no tienes todo esto, tu negocio es horizontal y eso es peligroso asi que  llena el formulario a tu derecha y prueba gratis las herramientas de tecnología usadas por AMAZON, FACEBOOK, SUSUKI, INTEL que INTEGRAN todo lo arriba ya mencionado  y verás resultados en menos de 60 dias. Pruébala Gratis ya, mañana puede ser muy tarde. Solo tu email es suficiente.

Saludos
Max

Sabias TU

Por qué tu equipo no está usando el CRM (y qué debes hacer al respecto)

¿Sabía que el representante de ventas promedio solo trabaja el 36.6% de su tiempo en vender? Incluso más aterrador, solo el 18% de su tiempo lo utiliza en su software de administración de relaciones con los clientes (CRM). El estudio, de InsideSales.com, encuentra que los CRM no son suficientes para responder a las necesidades de los vendedores de hoy.

Constantemente están probando nuevas tecnologías para agilizar su flujo de trabajo, ayudarlos a avanzar en las juntas de actividad y cerrar más negocios. Queda de tu parte ayudarlos.

Entonces, ¿cuáles son los principales obstáculos para la adopción de CRM en la línea de frente por los representantes de ventas, y cómo se puede cambiar?

Porque, después de todo, usar y mantener su CRM regularmente es la mejor manera de administrar su tiempo y aprovechar al máximo cada momento precioso en la cuota de un vendedor. Para encontrar la respuesta, hablé con los socios de nosotros y los expertos en ventas. Esto es lo que tenían que decir.

Por qué los representantes no utilizan su CRM Joe Pembelton líder de marketing y ventas, en Inglaterra.
Bloqueador más grande: a veces no ofrecemos suficiente soporte a los representantes, ofrecemos documentación inadecuada y un grupo de contenido deficiente. Si esperas que los representantes aparezcan mágicamente con correos electrónicos, secuencias y otro contenido de ventas, verás que tus esfuerzos van directo a la basura.

Cómo darle la vuelta: encuentre a las personas adecuadas. Elija un pequeño grupo de representantes ansiosos de cambio para trabajar. Puede que no sean los representantes principales, porque es más difícil cambiar el comportamiento cuando ya están recibiendo buenos resultados.

Dale a este pequeño grupo todo lo que necesitan, desde abridores y mensajes hasta secuencias y enlaces). Puede ofrecer soporte práctico al comienzo. Entonces, una vez que lo dominan, deberías poder autorizarlos a hacer el trabajo.

Una vez que ven resultados claros de su nueva herramienta y hábitos de ventas, es más probable que sigan usándolos. Los buenos resultados finalmente ganarán al resto del equipo. Porque, oye, ¿quién no quiere hacer más ventas?

Ian Brunnen GM , Alphabar
Bloqueador más grande: El mayor obstáculo es que el CRM se ve a menudo, o en realidad es, una carga para el trabajo de ventas real. ¿La actualización de mi CRM será el mejor uso de mi tiempo? ¿Un CRM me ayudará a cerrar más negocios? Estas son dos de las cientos de preguntas que cada representante de ventas de primera línea ha considerado.
Cómo darle la vuelta: haga que el CRM sea relevante para el representante de ventas de primera línea. Muéstrales cómo les permitirá hacer mejor su trabajo, y tendrá un CRM convertido en sus manos. Puede llevar entrenamiento y tiempo, pero valdrá la pena.

Emir Saragaza, CEO and Co-Founder, Seqoida

Bloqueador más grande: Status Quo! A nadie le gusta el cambio, especialmente los vendedores. Los representantes luchan con el cambio y con frecuencia se sienten intimidados por él. Una vez que logra que entiendan que se requiere documentación mínima, estarán más dispuestos a poner un poco de información, especialmente cuando se den cuenta de lo que obtendrán de ella.
Cómo darle la vuelta: ayude a sus representantes a entender que CRM actúa como asistente de ventas en una variedad de formas. Los CRM amplifican sus esfuerzos, maximizan el tiempo y aumentan la productividad. Esos aspectos positivos se suman al cierre de más ofertas y la creación de mayores ingresos.

Hugo Sanchez, CEO, Just Digital
Bloqueador más grande: la mayor barrera para el uso de CRM es un software engorroso que no se integra con las herramientas existentes. Y si los representantes tienen que pasar más de un minuto actualizando su CRM, olvídalo.

Cómo darle la vuelta: Brindarles una solución de CRM que funcione de manera sencilla y que sea fácil de actualizar. Y asegúrese de proporcionar entrenamientos cortos y simples para cada nuevo representante antes de que comiencen su posición.

Dave Bell, Owner, Multiparts UK.
Mayor bloqueador: ¡miedo!

Cómo darle la vuelta: Enséñales. Primero, hágales saber que está bien sentirse incómodo. Como consultor, a menudo digo que es hora de ponerse un poco incómodo para estar cómodo. Somos criaturas de hábito.
En 21 días, se sentirá normal otra vez y aprenderán a apreciar el proceso. Todos aprendemos de diferentes maneras, y eso está bien. Los representantes deben adoptar su propia forma de gestionar su CRM. Puede ser diferente a otra persona en la empresa, pero eso no le hará mal.
La administración del tiempo es crucial para ser un representante exitoso. Asegúrese de que sus vendedores estén bien capacitados sobre cómo usar su CRM, por qué es importante y cómo puede beneficiar su flujo de trabajo y su cuota.

“Los CRM son necesarios para mantener las ventas en movimiento y los clientes contentos. Si el suyo no está funcionando, o si simplemente no sabe cómo aprovecharlo al máximo, cambie de sistema o comuníquese con el servicio al cliente para una actualización.” Son el corazón de tu negocio.

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No te rindas

Hacer empresa siempre implica asumir riesgos y la mayoría de veces riesgos bastante grandes de que las cosas no salgan bien. Cuanto más lejos quieres llegar, mayores y muchos más son los obstáculos y esto lo saben todos los emprendedores.

Todos hemos recorrido este camino y lo seguimos recorriendo todos los días, es fácil rendirse y buscar otras opciones más seguras. ¿Han escuchado antes: mejor tengo un empleo de medio tiempo que me asegure una base estable mientras esto sale adelante ? ¿ No suena tentadora esa idea?

Todos tenemos dificultades y todas son importantes porque es una cuestión de perspectiva. Hay algunos de nosotros que estamos restringiendo algunos lujos, hay otros que hemos tenido que vender algunas cosas para inyectarle capital a la empresa, hay otros que hemos tenido que vender cosas para poder comer, hay otros que no hemos podido comer algunas veces y así sigue la lista. A pesar de toda esa diversidad lo que sí es seguro, es que para cada uno de nosotros, esos problemas y dificultades son las más importantes del mundo.

Ponemos límites a lo que a veces consideramos una locura: “voy a trabajar en este emprendimiento por 6 meses y si no funciona cambio”, “le voy a apostar por última vez a esto”, “cuando mi cuenta baje a $10.000 dolares me salgo”. Pero en el fondo sabemos que no vamos a detenernos hasta que funcione. Y si no es con esta idea, pues hay una lista de otras.

No debemos acostumbrarnos a fracasar, eso no es bueno. Debemos mejorar siempre y tener una estrategia de trabajo que nos lleve a buen puerto. Pero no debemos rendirnos.

Estos días estábamos conversando con Max sobre Winston Churchill, que en 1940, con las fuerzas de Hitler a solo 80 km de la costa inglesa y después de 2 años de guerra,  se dirige a su pueblo y les da un mensaje: no podemos fallar, continuaremos hasta el final, nunca nos rendiremos.

Es en estas situaciones difíciles, que a veces vemos como imposibles, se forma el carácter del emprendedor, de eso estamos hechos. Pero como somos humanos es normal cansarnos, asustarnos, preocuparnos, desilusionarnos, enfurecernos. ¿Cómo salimos de ahí? No nos quedemos con eso por dentro. Si es necesario vamos a correr, gritar, pelear, bailar, llorar, a pegarle a las piedras, a abrazar árboles. Pero volvamos pronto y pensemos: ¿Cómo podemos hacerlo mejor esta vez ?

El objetivo que tenemos todos es común y es el mismo que Churchill le dijo a su pueblo:

“Me  preguntan, ¿cuál es nuestro objetivo? Puedo responder en una palabra. Es victoria, victoria a toda costa, victoria a pesar de todo terror, victoria, por larga y dura que sea el camino; porque sin victoria, no hay supervivencia. ”

Winston Churchill,1940

 

Ya tengo el plan de negocio. ¿Ahora qué?

Si ya decidiste emprender, seguro pasaste por la tarea de hacer un Business Plan, ya hiciste tu canvas y seguro llevas algunas reuniones para definir el Minimum Viable Product, etc.Esto seguro te tomó varias semanas de reuniones y planeación. Ahora es el momento de pasar a la acción.

Toda empresa tiene como primero principal, conseguir clientes y como segundo objetivo, mantenerlos, para esto, es necesario tener una estructura mínima que se sustenta en cuatro pilares:

  1. Producto.
  2. Ventas.
  3. Mercadeo
  4. Finanzas

Pero no solamente es que crees unos cargos y mandes a hacer unas tarjetas de presentación. Es necesario que tengas una estrategia para cada uno.

Si eres emprendedor, lo más probable es que hayas estado trabajando en el producto y de hecho que seas un experto en eso. Y justamente por esto, es probable que no sepas realmente qué hacer con los demás pilares.

A todos los que hemos emprendido nos ha pasado. Al principio, como estamos enamorados de nuestros productos, minimizamos la importancia de las ventas, finanzas, etc. y solemos tercerizar esto.

Cómo la mayoría de los emprendimientos comienzan con muy poco capital, es normal entonces que quien termina cuidando estos otros pilares, es un “amigo de un primo de una amiga que está estudiando en segundo año de mercadeo y no nos va a cobrar”.

El riesgo es muy grande y de hecho el 98% de las empresas quiebran en los 2 primeros años por esta razón. Te recomiendo seriamente que le des la importancia a todos los pilares y aunque no ejecutes todo, te pongas (o uno de tus socios), al frente de ellos.

Si ya tienes tu producto y tu plan de negocio, ahora lo que necesitas para hacer real todo, es un plan de mercadeo y ventas que ponga dinero en el banco y una estrategia de finanzas que lo cuide y lo haga crecer. Así tendrás unos cimientos fuertes para construir el crecimiento de tu empresa.

Pensando en todo esto, diseñamos SMF360 Ramping Rapid; un programa donde hemos puesto toda nuestra experiencia en la aceleración de negocios y que te permitirá tener un plan de ejecución con actividades claras que te permitirán llegar a las metas. Desarrollamos también una aplicación que permite generar los planes y monitorearlos y que se conecta con Zoho CRM, la herramienta para ejecutar las ventas y campañas de mercadeo

Si quieres saber más sobre nuestros programas y acelerar tu negocio, haz click abajo.

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